Facturas de compras, formatos en papel, inventarios escritos a mano, expedientes. Hoy alguien los teclea en Excel uno por uno. Construimos el sistema que los lee, revisa que estén completos y deja los datos donde tu equipo ya trabaja.
No son ejemplos de catálogo: son proyectos que construimos para empresas de la región. El tipo de documento cambia; el problema — alguien tecleando lo que ya está escrito — es el mismo.
Más de 500 facturas a la semana, en PDF o escaneadas, que alguien de compras tecleaba en Excel: proveedor, folio, conceptos, cantidades e importes. Ahora se extraen solas y llegan acomodadas, listas para cruzar contra la orden de compra.
Hojas de conteo llenadas con pluma en el almacén. La foto o el escaneo se convierte en un inventario capturado, renglón por renglón, y lo que no se alcanza a leer se marca para que alguien lo confirme.
Antes, alguien abría cada expediente para ver si estaban todos los documentos, las firmas y los campos obligatorios. Ahora el sistema lo revisa y dice qué falta y en cuál, antes de que el trámite avance.
Años de formatos impresos — solicitudes, checklists, reportes de campo — que nadie podía consultar. Se convirtieron en una base de datos que se puede filtrar, sumar y conectar a un tablero.
Pasar un PDF a Excel es la parte fácil. Lo que ahorra horas es que el dato llegue revisado, en la columna correcta y con el documento de origen a un clic.
Entra el documento como llegue: PDF, foto del celular, escaneo o correo. La IA identifica qué tipo de documento es y extrae cada campo, aunque el formato cambie de un proveedor a otro.
Antes de guardar nada revisa que tenga sentido: que los importes sumen, que el RFC tenga formato válido, que no falten firmas ni campos obligatorios, que el producto exista en tu catálogo.
Lo que se leyó con poca confianza no se adivina: va a una bandeja donde una persona lo confirma con la imagen al lado. Tu capturista deja de capturar y pasa a revisar excepciones.
Los datos caen en el Excel que ya usas, en una base de datos o directo en el ERP. Cada registro guarda el documento de origen para que cualquiera pueda verificarlo después.
Los documentos cambian de un giro a otro; la forma de quitarle la captura a una persona, no.
Reportes de producción y de calidad en papel, bitácoras de mantenimiento, certificados de proveedores.
Remisiones y cartas porte firmadas, evidencias de entrega, conteos de almacén.
Expedientes que deben estar completos antes de un trámite, formatos de admisión, autorizaciones.
Estimaciones, vales de almacén de obra, reportes de avance y checklists de seguridad.
Facturas y listas de precios de proveedores, pedidos que llegan por correo o en papel.
Expedientes de personal, contratos y solicitudes internas que hoy se revisan uno por uno.
El paso 02 es el que importa: ves la precisión con tus propios documentos — los arrugados, los mal escaneados, los de letra difícil — antes de invertir.
Qué documentos se capturan hoy, quién los captura, cuántos al mes y a dónde terminan. De ahí sale cuál conviene automatizar primero — normalmente el de más volumen o el que más errores genera.
Corremos la extracción sobre una muestra de tus documentos reales, no sobre ejemplos limpios: cuántos campos salen bien, cuántos se van a revisión y por qué. Sin tocar todavía tu proceso.
Un solo tipo de documento, cotización cerrada y criterio de éxito definido antes de empezar. Tu equipo trabaja con la bandeja de revisión desde el primer día.
Con el primero funcionando se suman los siguientes. Las horas de captura se miden contra las del diagnóstico, no contra una promesa.
Una vez que la factura se lee sola, el siguiente paso es validarla contra la orden de compra y el SAT antes de pagarla.
Lo que estaba en papel ahora se puede sumar y comparar: compras por proveedor, diferencias de inventario, expedientes pendientes, en un tablero.
Si no sabes por cuál documento empezar o si la captura es tu mayor cuello de botella, el diagnóstico de IA lo ordena junto con el resto de tus procesos.
No. Un OCR convierte la imagen en texto y ahí termina: te deja un bloque de letras que alguien todavía tiene que leer y acomodar. Lo que construimos entiende el documento — sabe cuál número es el total, cuál es la cantidad contada y cuál es el folio —, lo pone en la columna correcta y revisa que tenga sentido antes de guardarlo. El OCR es una pieza adentro; el trabajo está en todo lo demás.
Sí, y es uno de los casos que ya resolvimos: hojas de conteo de inventario llenadas a mano en el almacén. La letra legible se lee sin problema; la que no, no se adivina. Cada campo sale con un nivel de confianza y lo dudoso se manda a una persona para que lo confirme en pantalla, con la imagen al lado. Así nunca entra a tu sistema un número que nadie revisó.
Si hay XML, lo leemos directo: es más confiable que cualquier lectura de imagen y no tiene caso usar IA ahí. El problema en compras casi nunca es el CFDI, sino todo lo que lo rodea: facturas en PDF que llegan sin su XML, facturas de proveedores extranjeros, cotizaciones, órdenes de compra y remisiones escaneadas. Esa es la captura que hoy se hace a mano.
A donde tu equipo ya trabaja. Puede ser un Excel o un Google Sheets que se llena solo, una base de datos propia o directo a tu ERP — SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics, CONTPAQi, Nexo o lo que tengas. Si hoy alguien recaptura en Excel lo que ya está en papel, el primer entregable suele ser exactamente ese Excel, sin la recaptura.
Depende de lo que necesites. Para documentos sensibles — expedientes de personal, datos de pacientes, contratos — el procesamiento puede correr en tu propia nube o en un servidor tuyo, sin mandar nada a servicios externos. Lo definimos en el diagnóstico, antes de escribir una línea de código.
Empezamos con un diagnóstico gratuito y una prueba sobre una muestra de tus documentos reales: cuántos campos se leen bien, cuántos se van a revisión y por qué. Con ese resultado cotizamos un piloto cerrado sobre un solo tipo de documento. No te pedimos que inviertas antes de ver la precisión con tus propios papeles.
Agenda un diagnóstico gratuito en Monterrey. Tráenos una muestra de los documentos que hoy se capturan a mano y te mostramos cuánto de ese trabajo se puede quitar — y cuánto no vale la pena.
Hablemos de tu operación